Πώς ανεβάζω προϊόντα από προμηθευτή στο WooCommerce (χωρίς να ξοδέψω 12 ώρες την εβδομάδα)

Αν διαβάζεις αυτό το κείμενο, μάλλον το shop σου έχει 500 ως 15.000 προϊόντα και ο προμηθευτής σου σου στέλνει ένα Excel αρχείο κάθε εβδομάδα. Δεύτερο, μάλλον σπας το κεφάλι σου να καταλάβεις γιατί χάνεις 8 ως 14 ώρες την εβδομάδα σε αυτή τη δουλειά.

Δεν είσαι μόνος σου. Από τα 50+ ελληνικά e-shops που είδαμε το 2025, ο μέσος όρος ήταν 11 ώρες/εβδομάδα σε χειροκίνητη ενημέρωση προϊόντων. Με ωρομίσθιο 12€/ώρα, αυτό είναι 528€ το μήνα σε χαμένο χρόνο. Με ωρομίσθιο μαγαζάτορα που θα έπρεπε να πουλάει αντί να γράφει σε Excel, βγάλε μόνος σου το λογαριασμό.

Πάμε πρακτικά.

Τι σου στέλνει ο προμηθευτής

Συνήθως ένα από τα παρακάτω:

• Excel (.xlsx): το πιο κοινό. Μία σειρά ανά προϊόν, στήλες για κωδικό, περιγραφή, τιμή κόστους, στοκ.
• CSV (.csv): ίδιο πράγμα αλλά χωρίς formatting. Πιο εύκολο για import.
• XML: λιγότερο συχνό, συνήθως από μεγαλύτερους προμηθευτές (Apivita, Korres B2B portals).
• FTP: σου δίνουν username/password και κατεβάζεις το αρχείο μόνος σου κάθε μέρα.
• Email attachment: ο χειρότερος. Πρέπει να μπεις στο email, να κατεβάσεις, να αποθηκεύσεις, να το ανοίξεις.

Πες ότι έχεις Excel. Το πιο συχνό.

Βήμα 1: Καθαρίζεις τα δεδομένα

Το αρχείο που σου στέλνουν δεν είναι έτοιμο για το shop σου. Πάντα. Αυτό που πρέπει να κάνεις:

1. Διαγράφεις στήλες που δε χρειάζεσαι. Πιθανότατα έχει 30 στήλες. Εσύ θες 6: κωδικός, ονομασία, κόστος, στοκ, εικόνα, κατηγορία.
2. Βάζεις δικιά σου τιμή πώλησης. Ο προμηθευτής σου στέλνει το κόστος. Εσύ πρέπει να βάλεις τη λιανική. Πάνω-κάτω x1.6 για καλλυντικά, x1.8 για ηλεκτρονικά, x2.0+ για ρούχα. Διαφέρει ανά κατηγορία, brand, ή ακόμα και συγκεκριμένα προϊόντα.
3. Φιλτράρεις τα out of stock. Ο προμηθευτής σου στέλνει 12.000 προϊόντα, αλλά τα 2.300 είναι μηδέν στοκ. Δε θες να τα ανεβάσεις. (Αν δεν ξέρεις πότε τελειώνει το στοκ σου, διάβασε αυτό.)
4. Μεταφράζεις στα ελληνικά όσα είναι αγγλικά. Συνήθως το 30% των ονομάτων προϊόντων.
5. Βάζεις σωστές κατηγορίες. Ο προμηθευτής έχει δικές του. Εσύ έχεις δικές σου.

Χρόνος για αυτό το βήμα σε ένα feed 5.000 προϊόντων: 2 ως 4 ώρες, εφόσον έχεις στρώσει διαδικασία. Αν δουλεύεις από την αρχή, βάλε 6+.

Βήμα 2: Κάνεις import στο WooCommerce

Το WooCommerce έχει built-in CSV importer. Tools > Import > WooCommerce products (CSV).

Τι πρέπει να ξέρεις:

• Το αρχείο πρέπει να είναι UTF-8 με BOM. Αλλιώς οι ελληνικοί χαρακτήρες θα γίνουν σύμβολα. Το Excel το αποθηκεύει συνήθως σε ANSI. Πρέπει να το ανοίξεις σε Notepad++ ή να ρυθμίσεις το export.
• Τα ονόματα στηλών πρέπει να ταιριάζουν. Αν το WooCommerce περιμένει Regular price και εσύ έχεις στείλει Price, δε θα τα διαβάσει σωστά. Έχεις δύο επιλογές: ή κάνεις rename των στηλών, ή χρησιμοποιείς το mapping interface (που ο μέσος όρος shop owner μπερδεύεται).
• Οι κατηγορίες πρέπει να υπάρχουν ήδη. Αλλιώς το WooCommerce τις φτιάχνει αυτόματα, αλλά με slug που σου διαλέγει αυτό. Καλύτερα να τις φτιάξεις πρώτα.
• Οι εικόνες δεν ανεβαίνουν μέσω CSV. Δηλαδή ανεβαίνουν, αλλά μόνο αν δώσεις URL προς ήδη online εικόνες. Αν έχεις αρχεία στον υπολογιστή σου, πρέπει να τα ανεβάσεις χωριστά μέσω Media Library.

Χρόνος για αυτό το βήμα: 1 ως 2 ώρες, αν δεν σκάσει τίποτα. Αν σκάσει (π.χ. SKUs που υπάρχουν ήδη, εικόνες που σπάνε, κατηγορίες που δεν ταιριάζουν), βάλε άλλες 2.

Βήμα 3: Το κάνεις ΞΑΝΑ την επόμενη εβδομάδα

Εδώ ξεκινάει το πραγματικό κόστος.

Το πρόβλημα δεν είναι το πρώτο import. Είναι ότι πρέπει να το κάνεις ξανά. Και ξανά. Και ξανά.

Γιατί:

• Ο προμηθευτής αλλάζει κόστος. Εσύ πουλάς ακόμα στην παλιά τιμή. Μειώθηκε το markup σου ή πληρώνεις από την τσέπη σου.
• Νέα προϊόντα βγαίνουν. Εσύ δεν τα έχεις στο shop. Ο πελάτης βρίσκει αλλού (π.χ. στο Skroutz) και αγοράζει εκεί.
• Στοκ τελειώνει. Εσύ δεν το ξέρεις. Ο πελάτης παραγγέλνει. Επιστρέφεις τα χρήματα. Άσχημη κριτική.
• Νέες περιγραφές, νέες εικόνες, νέα variations. Όλα πρέπει να μπουν.

Το 80% των e-shops κάνει update μία φορά την εβδομάδα. Το οποίο σημαίνει ότι για 6 ημέρες έχεις λάθος δεδομένα. Λάθος τιμές. Λάθος στοκ.

Ένα shop με 3.000 προϊόντα που μας μίλησε τον Φεβρουάριο: έκαναν update κάθε Δευτέρα. Έχαναν περίπου €2.100 το μήνα σε πωλήσεις που γίνονταν με παλιό κόστος (νέο κόστος ήταν υψηλότερο), συν €800 σε refunds για στοκ που δεν είχαν.

Αυτό ακριβώς αυτοματοποιεί το Vexel Sync. Από €79/μήνα, με 14 ημέρες εγγύηση επιστροφής. Δες πώς δουλεύει →

Το λάθος που κάνει το 90%

Νομίζουν ότι το πρόβλημα είναι το αρχείο του προμηθευτή. Δεν είναι.

Το πρόβλημα είναι ότι κανείς δεν πρέπει να το κάνει με το χέρι.

Ο σωστός τρόπος είναι ένα πρόγραμμα που:

1. Παίρνει αυτόματα το αρχείο από τον προμηθευτή κάθε ώρα.
2. Εφαρμόζει τους κανόνες σου για τιμή, κατηγορία, ποια προϊόντα ναι/όχι.
3. Στέλνει τα ενημερωμένα δεδομένα στο WooCommerce.
4. Σου στέλνει email αν κάτι μοιάζει περίεργο (π.χ. μηδενίστηκαν 500 προϊόντα ξαφνικά).

Αυτό είναι περίπου 20 ώρες δουλειάς να το φτιάξει ένας developer για ένα feed. Για 3 feed προμηθευτών, βάλε 80 ώρες. Με ωρομίσθιο 35€/ώρα, αυτό είναι €2.800.

Ή χρησιμοποιείς το Vexel Sync από €79/μήνα, ή πληρώνεις έναν developer 20-80 ώρες για να το χτίσεις μόνος σου (€700-€2.800).

Συμπέρασμα

Αν είσαι σε e-shop με 1 προμηθευτή και 300 προϊόντα, μπορείς να συνεχίσεις με το χέρι. Θα σου πάρει 2 ώρες την εβδομάδα. Αξίζει.

Αν είσαι σε e-shop με 2+ προμηθευτές και 1.500+ προϊόντα, σταμάτα τώρα. Κάθε εβδομάδα που περνάει είναι €100+ που χάνεις.

Εδώ μπαίνουμε εμείς. Το Vexel Sync κάνει ακριβώς αυτό, για ελληνικά WooCommerce shops, με τους ελληνικούς προμηθευτές που ήδη ξέρεις. Από €79/μήνα (με ετήσια χρέωση). Δηλαδή σε 5 ημέρες βγάζει τα λεφτά του.